REGULAMIN
wydarzenia

2. Przedmiot Regulaminu

2.1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady uczestnictwa w Kongresie, w tym zasady rejestracji.
‍
2.2. Akceptacja Regulaminu następuje:
2.2.1. bezpośrednio poprzez akceptację jego treści w trakcie dokonywania zgłoszenia na Kongres;
2.2.2. w ramach zamówienia zawartego pomiędzy Organizatorem, a Dostawcą;
2.2.3. poprzez udział w Kongresie lub wpłatę opłaty za uczestnictwo lub usługi z nim związane.
‍
2.3. Jeżeli z Regulaminu nie wynika nic innego, wiąże on wszystkich Uczestników Kongresu.

3. Rejestracja i uczestnictwo w Kongresie

3.1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest rejestracja danej osoby przez formularz zgłoszeniowyprzekazany Organizatorowi za pośrednictwem systemu rejestracyjnego on-line lub w inny sposóbokreślony przez Organizatora. W przypadku uczestnictwa odpłatnego, warunkiem uczestnictwa lubuzyskania dodatkowych usług z nim związanych będzie - zamiast lub obok rejestracji – zamówienie,wniesienie odpowiedniej opłaty lub okazanie biletu wstępu.
‍
3.2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym, zamówieniu lub w inny sposób, wymagania i daneUczestnika konieczne do rejestracji na Kongres, nabycia prawa uczestnictwa w Kongresie lub doskorzystania z określonych usług. Jeżeli uzasadnia to charakter Kongresu, nieodpłatność udziału lubograniczenia związane z obiektem, Organizator może odmówić rejestracji lub uzależnić rejestrację danejosoby od dodatkowej weryfikacji, udzielenia dodatkowej zgody na wykorzystanie danych lub odokreślonego terminu zgłoszenia.

3.3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzania cudzych danych, osobawprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienia do rejestracji, założeniakonta lub złożenia oświadczeń wymaganych do rejestracji, a także odpowiada za wszelkie skutkiwprowadzania danych niezgodnie z takim upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dlawięcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdejz nich (z odrębnym kontem/adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na Kongres).

3.4. Dla niektórych rodzajów uczestników np. dziennikarzy, gości, prelegentów Organizator może przewidziećspecjalne zasady rejestracji lub dostępu do obiektu, w szczególności polegające na ich rejestracji przezsamego Organizatora lub na zastosowaniu dodatkowych identyfikatorów potwierdzających prawo dodanych usług (np. fotografia). W przypadku rejestracji Uczestnika przez Organizatora, dokonywana onabędzie w oparciu o dane podane przez Uczestnika, jego przedstawiciela lub dane publicznie dostępne.

3.5. Na adres e-mail Uczestnika będą przesyłane informacje i oświadczenia związane z uczestnictwem wKongresie lub zamówieniem dodatkowych usług z nim związanych. Oświadczenie przesłane na takiadres uznaje się za doręczone Uczestnikowi, który został zarejestrowany z wykorzystaniem danegoadresu. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora.

3.6. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Kongresie będąprzetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną cześć niniejszegoRegulaminu. Każdy Uczestnik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod następującymlinkiem www.kongreserp.pl

3.7. Uczestnikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, chyba że Organizator udzieli indywidualnej zgodyna uczestnictwo także innym osobom. W przypadku umożliwienia uczestnictwa w Kongresie osobieponiżej 13 roku życia, za przestrzeganie przez nią warunków Regulaminu odpowiada jej prawny opiekun.

3.8. W przypadku nabycia prawa do udziału w Kongresie za pośrednictwem innych podmiotów, w tymserwisów zajmujących się dystrybucją biletów, Uczestnika wiążą także warunki nabycia wskazane przezte podmioty.

4. Zasady współpracy z Dostawcami

4.1. Dostawca jest jednym z Uczestników Kongresu.

4.2. Prawo udziału w Kongresie w charakterze Dostawcy oraz rezerwację odpowiedniej powierzchniwystawienniczej nabywa się na podstawie zamówienia zawartego z Organizatorem oraz zgodnie zzakupionym pakietem.

4.3. Organizator zobowiązuje się do wykonania działań objętych opłaconym przez Dostawcę pakietem, w tymzobowiązuje się wydać Dostawcy Pomieszczenia w stanie przydatnym do umówionego użytku wuzgodnionym terminie i czasie. Zakres czynności wchodzących w zakres poszczególnych działańOrganizatora objętych pakietem nabytym przez Dostawcę opisuje zamówienie. W przypadku opóźnieniaw terminie zapłaty wynagrodzenia za określony w zamówieniu pakiet Organizatorowi przysługuje prawowypowiedzenia zamówienia w trybie natychmiastowym.

4.4. Przestrzeń musi mieć wielkość i kształt uzgodniony z Organizatorami. Wszelkie zmiany muszą byćzatwierdzone przez Organizatora. Aktywność wystawowa Dostawcy nie może wykraczać pozaprzydzieloną mu Przestrzeń. Przejścia, drogi ewakuacyjne, oświetlenie awaryjne, gaśnice i inneurządzenia przeciwpożarowe nie mogą być blokowane/zasłaniane przez stoisko Dostawcy.

4.5. Dostawca zobowiązuje się do prowadzenia prac przygotowawczych oraz swojego stoiska wyłącznie wPomieszczeniach. Organizator wyraża zgodę na przekazanie Pomieszczeń do używania przez podmiotytrzecie (w tym ich pracowników i osób świadczących usługi na rzecz tych podmiotów), o ile będąuczestniczyć na zlecenie Dostawcy w organizacji stoiska.

4.6. Strony Umowy zgodnie ustalają, że:

4.6.1. Wszystkie elementy stoiska muszą posiadać odporność ogniową użytych materiałów w stopniuprzynajmniej trudno zapalnym.
4.6.2. Elementy stoiska nie mogą zasłaniać oznaczeń dróg i wyjść ewakuacyjnych, a także utrudniaćdostępu do sprzętu gaśniczego (gaśnice, hydranty) rozmieszczonego w Obiekcie.
4.6.3. Wszelkie przewody elektryczne użyte do montażu dodatkowego oświetlenia muszą byćzabezpieczone tak, aby nie stwarzały zagrożenia, w tym w razie ewakuacji.4.6.4. Organizator nie wyraża zgody na użycie w trakcie Kongresu jakichkolwiek materiałów łatwopalnych,pirotechnicznych, itp.
‍
4.7. O lokalizacji powierzchni wystawienniczej decyduje Organizator. Marki, materiały reklamowe, przedmiotyi sposób ich eksponowania w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczej wymagają akceptacjiOrganizatora w zakresie ich zgodności z charakterem Kongresu, warunkami najmu Obiektu orazprzyjętymi standardami estetyczno-technicznymi. Za zgodność ich eksponowania z prawem, wszczególności z przepisami w zakresie reklamy lub nieuczciwej konkurencji, odpowiada wyłącznieDostawca.

4.8. Dostawca adaptuje powierzchnię wystawienniczą w sposób estetyczny i kompletny, odpowiednio docharakteru Kongresu oraz właściwości Obiektu. W przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresieOrganizator upoważniony jest do odpowiednich zmian na koszt i ryzyko Dostawcy (wg cennika usługiekspresowej). Warunki i zakres zapewnienia mediów dla danej powierzchni wymagają odrębnychuzgodnień z Organizatorem.

4.9. Udostępnienie czasu lub powierzchni wystawienniczych Dostawcy innym podmiotom wymaga zgodyOrganizatora.

4.10.Dostawca zobowiązuje się do wykonania niezbędnych prac montażowych, adaptacyjnych, a pozakończeniu demontażu w ramach czasowych wyznaczonych przez Organizatora oraz zarządcęObiektu, nie wykraczających jednak poza okres umówiony w zleceniu usług związanych z Kongresem.Ponadto wszelkie prace montażowe i adaptacyjne będą prowadzone w sposób nieutrudniającyprzygotowań Organizatora lub innych Uczestników i muszą być zakończone przed rozpoczęciemKongresu, a demontaże musza nastąpić do końca dnia danego uczestnictwa w Kongresie. W całymokresie umówionym w zleceniu, ekspozycje przeznaczone dla powierzchni wystawienniczych musza byćdostępne dla innych Uczestników Kongresu zgodnie z przeznaczeniem.

4.11.O ile nie uzgodniono inaczej z Organizatorem w dniu zakończenia Kongresu do godziny 18:00 Dostawcazobowiązany jest zwrócić Organizatorowi powierzchnię wystawienniczą w stanie niepogorszonymuwzględniającym normalne zużycie , opróżnioną i wyłącznie z wyposażeniem jakie zostało mu wydane.Dostawca odpowiada na zasadzie ryzyka za uszkodzenia i inne szkody związane z korzystaniem z danejpowierzchni i wyposażenia. Organizator upoważniony jest do usunięcia przedmiotów i uszkodzeń nakoszt i ryzyko Dostawcy.

4.12.Dostęp do Obiektu, w tym powierzchni wystawienniczej, w tym w celu wykonania adaptacji, mogą miećtylko osoby upoważnione przez Dostawcę, które zostaną zarejestrowane na Kongres, lub dla którychDostawca uzyska odpowiednie identyfikatory.

4.13.Dostawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów ewentualnych szkód, które powstaną z przyczynleżących po jego stronie (uszkodzenia osób lub mienia, zniszczenia Pomieszczeń i ich wyposażenia, wtym mebli, lub innych pomieszczeń w Obiekcie).

4.14.Dostawca zobowiązuje się, że wszelkie prace i aktywności w trakcie przygotowań do, realizacji i pracporządkowych w związku z Kongresem nie naruszą dobrego imienia i wizerunku Organizatora.

4.15.Zasady korzystania ze znaków towarowych, oznaczeń indywidualizujących Dostawcy określazamówienie zawarte z Organizatorem.

4.16.O ile inaczej nie ustalono w zamówieniu pliki do druku, zgodne ze specyfikacją należy dostarczyćOrganizatorom w określonym terminie. Materiały przygotowane przez samego Dostawcę muszą zostaćwcześniej zaakceptowane przez Organizatora i dostarczone na miejsce w wyznaczonym terminie.

5. Prawa i obowiązki Organizatora oraz Uczestnika

5.1. Organizator zapewnia Uczestnikowi dostęp do odpowiednich części Obiektu, w którym Kongres mamiejsce oraz odpowiednią do charakteru Kongresu formę uczestnictwa i kontaktu z innymi Uczestnikami,w zamian za jawny udział w Kongresie i umożliwienie kontaktu ze sobą Organizatorowi i innymUczestnikom. Anonimowy udział w Kongresie jest niedozwolony i wymaga odrębnej zgody Organizatora.

5.2. Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, komfortu i możliwości weryfikacji uprawnieńUczestników, Organizator identyfikuje Użytkowników np. za pomocą indywidualnych kont w serwisierejestracji on-line lub imiennych identyfikatorów. Organizator zastrzega sobie prawo kontroli i weryfikacjitożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do obiektu lub usług związanych z Kongresemnp. w formie żądania okazania identyfikatora. Jeżeli Uczestnik w ramach rejestracji nie podał wszystkichwymaganych danych, odmówi okazania identyfikatora lub powstaną wątpliwości co do zgodności jegodanych z danymi na okazanym identyfikatorze, Organizator uprawniony jest do kontroli i weryfikacjitożsamości w inny dostępny sposób np. poprzez żądanie okazania dokumentu tożsamości.

5.3. Przebieg Kongresu będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym możebyć transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczneudostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebiewybranym (np. w sieci Internet). Z uwagi na to, że uczestnictwo w Kongresie jest jawne, sylwetka lubwizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lubprzypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w tensposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy w celachinformacyjnych i promocyjnych związanych z Kongresem, innymi wydarzeniami w przyszłości idziałalnością Organizatora i Dostawców. (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną,media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg Kongresu możebyć też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.

5.4. Poprzez udział w Kongresie Organizator przyjmuje, że Uczestnik zaakceptował możliwość utrwalenia iwykorzystania jego wizerunku jako Uczestnika Kongresu. Jeżeli z jakichkolwiek powodów Uczestnik nieakceptuje konkretnego wykorzystania swojego wizerunku jw., powiadomi o tym Organizatora, któryzobowiązany jest wtedy do niezwłocznego wstrzymania danego wykorzystania lub oparcia wykorzystaniana innej niż zgoda podstawie legalizującej.

5.5. Jeżeli w związku z rejestracją na Kongres, uczestnictwem lub korzystaniem z usług związanych zKongresem, Uczestnik przekaże Organizatorowi jakiekolwiek materiały np. rzeczy, biogramy, fotografie,grafiki lub nagrania w celu ich wykorzystania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem,przekazanie takie stanowić będzie upoważnienie - Organizatora oraz każdego z Dostawców - do ichwykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, w tym w ramach serwisów informujących oKongresie i utrwalania lub monitoringu przebiegu Kongresu jw. Uczestnik gwarantuje, iż wykorzystanietych materiałów jw. nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich i ponosi odpowiedzialność za ichprzekazanie Organizatorowi ze zgodą na dalsze użycie w zakresie jak wyżej.

5.6. Uczestnik zobowiązuje się do osobistego uczestnictwa w Kongresie. Cesja prawa do udziału w Kongresiewymaga każdorazowo uprzedniej zgody Organizatora. Powyższe dotyczy również wejściówek orabiletów.

5.7. Uczestnik zobowiązuje się w trakcie trwania Kongresu do stosowania się do warunków i zasadniniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Obiektu.

6. Zasady porządkowe

6.1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie Obiektu wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i takoznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcyobiektu.

6.2. Z zastrzeżeniem szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach Obiektu, w którychodbywa się Kongres lub indywidualnej zgody Organizatora, na terenie obiektów obowiązuje zakaz:palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągówkomunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania zprowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych,zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. Owarunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone palenie papierosów, spożywaniealkoholu lub inne z ww. zachowań, decyduje wyłącznie Organizator.

6.3. Zakazane jest wnoszenie do obiektów, w których Kongres ma miejsce: broni, materiałówpirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru,zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. Dotyczy to także urządzeń imateriałów związanych z montażami, adaptacjami lub demontażami, które mogą wiązać się zwykorzystaniem wysokich temperatur lub łatwopalnych chemikaliów. W uzasadnionych przypadkachwniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniemOrganizatora i zarządcy Obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osobydysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźniedozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektów lubwyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektów lub wyposażeniazwiązanego z przebiegiem danego Kongresu.

6.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia, a zatem za wypadki osób,kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektów, w których odbywa się Kongres, chyba że szkodyz nimi związane zostały zawinione wyłącznie przez Organizatora lub Organizator zobowiązał się dookreślonych zabezpieczeń w odrębnym zleceniu.

6.5. Organizator uprawniony jest do nie wpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się Kongres lub dousunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osoby,które legitymują się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawiają okazania identyfikatora lub innegodokumentu tożsamości, a także każdej osoby, której zachowanie wiąże się z agresją, naruszeniem zasadwspółżycia społecznego, ryzykiem dla dóbr osobistych, mienia, zdrowia, porządku lub moralnościpublicznej. W powyższych przypadkach Organizator uprawniony jest do zgłoszenia danego przypadkusłużbom porządkowym lub organom ścigania. Organizator nie odpowiada za szkody Uczestnikówwynikające z nie wpuszczenia lub usunięcia danej osoby z Obiektu, w którym odbywa się Kongres oraznie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych w związku z takim uczestnictwemopłat.

7. Postanowienia końcowe i reklamacje

7.1. Jeżeli warunki uczestnictwa zostaną określone także w innych dokumentach np. w opisie Kongresu,regulaminie obiektu, formularzu zgłoszeniowym lub zamówieniu usług związanych z Kongresem,Regulamin ma zastosowanie w zakresie w nich nieuregulowanym. W przypadku gdy określoneuczestnictwo w Kongresie oraz usługi z nim związane są odpłatne ww. dokumenty opisują warunkiwykonania i rozliczenia wzajemnych świadczeń.

7.2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/agendyKongresu w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Kongresu, w przypadkuwystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników, oraz w innych przypadkach, których niemożna było przewidzieć (w tym leżących po stronie zarządzającego Obiektem), a Organizator nie ponosiza nie odpowiedzialności. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkodyUczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Kongresu w tym za koszty związane ztransportem lub rezerwacjami hotelowymi; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotuwniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub inne świadczenia, w tym wzakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.

7.3. Organizator zastrzega sobie także prawo do odwołania Kongresu w przypadku nie osiągnięciaminimalnej ilości Dostawców i Uczestników za zwrotem kosztów uiszczonych przez Uczestników narzecz Organizatora w tym w ramach opłat za uczestnictwo w Kongresie. Organizator nie ponosiodpowiedzialności za szkody Uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Kongresu, w tymza koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi.

7.4. Z zastrzeżeniem postanowień pkt. 7.2. i 7.3. odpowiedzialność Organizatora wobec Uczestników z tytułuniewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań jest ograniczona do strat rzeczywistych i 50%wniesionej przez Uczestnika opłaty za uczestnictwo w Kongresie. Ograniczenie nie dotyczy szkódwyrządzonych z winy umyślnej.

7.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub zniszczenie mienia Dostawcy, powstałe w trakcieKongresu, a także podczas zabudowy i demontażu stoisk.

7.6. Dostawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w miejscu Kongresu podczasinstalacji i demontażu wyposażenia stoisk.

7.7. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Kongresiemogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresinfo@kongreserp.pl najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Kongresu, nie później jednak niż 3 dniod wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.

7.8. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będę w formie w jakich został on udostępniony pierwotnieuczestnikom za pośrednictwem strony www.kongreserp.pl